Nachweise
Nachweise für Fördermittel: BAFA-Übergabeakte mit Aktenindex und Muster
So strukturieren Sie eine interne Übergabeakte für die BAFA-Unternehmensberatung: mit Aktenindex, Rollenverteilung und Muster für den Übergabevermerk.
Organisieren Sie Nachweise für Fördermittel so, dass eine andere Person den Bearbeitungsstand übernehmen kann, ohne die gesamte Korrespondenz neu zu lesen. Verbinden Sie die Projektplanung mit Fördermitteln mit einer klar abgegrenzten Abschlussakte. Halten Sie darin Originalunterlagen, interne Zuordnungen und offene Aufgaben getrennt, aber nachvollziehbar miteinander verbunden.
Fördervorgaben und interne Organisation auseinanderhalten
Nutzen Sie eine Übergabeakte als internes Organisationsmodell, nicht als Ersatz für einzureichende Unterlagen. Legen Sie ihren Zweck eng fest: Der Antragstellende soll erkennen, welche Dokumente zur Bearbeitung bereitliegen, welche Entscheidungen noch offen sind und wo die zugehörigen Originale liegen. Verwenden Sie dafür eindeutige Registerbezeichnungen statt allgemeiner Sammelordner.
Für das BAFA-Programm Unternehmensberatungen für KMU ist ein ausgefülltes und vom Antragstellenden unterschriebenes Verwendungsnachweisformular einzureichen. Ordnen Sie die Formularfassung deshalb einem eigenen Register zu. Vermerken Sie intern, wer die Bearbeitung übernimmt und wo die für die Unterschrift vorgesehene Fassung liegt. Halten Sie Entwürfe davon getrennt.
Die ANBest-P sind Bestandteil des Zuwendungsbescheids, soweit dort nicht ausdrücklich etwas anderes bestimmt ist. Prüfen Sie deshalb vor dem Anlegen der Akte, welche Vorgaben zum konkreten Vorhaben gehören. Nutzen Sie Ihre Antragsvorbereitung als Ausgangspunkt und übernehmen Sie nur die dazu passenden Vorgaben in den internen Aktenindex.
Beispiel: Aktenindex mit getrennten Zuständigkeiten
Der Beispielindex trennt einzureichende Unterlagen von internen Arbeitsnotizen. Die Zuständigkeiten sind frei gewählte Organisationsvorschläge, keine zusätzlichen Förderbedingungen. Passen Sie die Rollen an Ihr Unternehmen an. Entscheidend für die Übergabe ist, dass jedes Register einen verständlichen Inhalt und eine benannte Person für die weitere Bearbeitung erhält.
| Interner Registername | Zuordnung im Organisationsbeispiel | Interne Rolle |
|---|---|---|
| Formular | Ausgefüllte Formularfassung zur Prüfung und Unterschrift | Projektkoordination bereitet vor; Antragstellender unterschreibt |
| Honorarzahlung | Kontoauszug des Antragstellenden als Nachweis der vollständigen Zahlung des Honorars | Buchhaltung stellt die Zuordnung her |
| Fragebögen | Monitoring-Fragebogen zur Förderung von Unternehmensberatungen für KMU; Fragebogen zu den bereichsübergreifenden Grundsätzen des ESF Plus | Antragstellender beantwortet; Projektkoordination dokumentiert den Bearbeitungsstand |
| Arbeitsvermerk | Offene Zuordnungen und interne Rückfragen | Projektkoordination hält die Übergabe fest |
Für die vollständige Zahlung des Honorars ist beim BAFA-Programm Unternehmensberatungen für KMU ein Kontoauszug des Antragstellenden erforderlich. Bei der Einreichung des Verwendungsnachweises sind außerdem die im Index benannten Fragebögen zu beantworten. Nutzen Sie eine Belegliste für Fördermittel für die interne Zuordnung, nicht als Ersatz für den Zahlungsnachweis.
Beschreiben Sie im Index nicht nur, dass ein Dokument vorhanden ist. Notieren Sie auch seinen Ablageort und den nächsten internen Arbeitsschritt. Vermeiden Sie einen einzigen Sammelstatus wie "fertig", wenn damit zugleich Bearbeitung, Unterschrift und Ablage gemeint sein sollen. Diese Aufgaben sollten im Arbeitsvermerk unterscheidbar bleiben.
Originalunterlagen und Arbeitsnotizen getrennt führen
Nutzen Sie interne Notizen, um den Bezug einer Zahlung zur Beratungsleistung verständlich festzuhalten. Verknüpfen Sie dafür den Kosten- und Finanzierungsplan mit den zugehörigen Unterlagen. Lassen Sie dabei erkennbar, welche Angaben aus einem Originaldokument stammen und welche lediglich Ihre interne Erläuterung oder Zuordnung sind.
Belassen Sie Originaldateien in einer klar bezeichneten Ablage und ergänzen Sie Kommentare in einem separaten Arbeitsvermerk. Geben Sie zusammengehörigen Dateien einen gemeinsamen, verständlichen Bezug. Wählen Sie Bezeichnungen, die den Inhalt beschreiben, statt nur den Bearbeitungsstand zu nennen. So lässt sich bei der Übergabe zwischen Dokument und interner Bewertung unterscheiden.
Bei der BAFA-Unternehmensberatung gilt der Verwendungsnachweis erst mit der Unterschrift als frist- und formgerecht gestellt. Kennzeichnen Sie eine lediglich vorbereitete Formularfassung deshalb intern nicht als eingereicht. Unterscheiden Sie im Arbeitsvermerk zwischen "zur Unterschrift vorbereitet" und "eingereichte Fassung abgelegt". Dokumentieren Sie den tatsächlichen Stand, ohne eine noch offene Handlung vorwegzunehmen.
Beispiel: Übergabevermerk an den Antragstellenden
Formulieren Sie die Übergabe als konkrete Arbeitsanweisung, nicht als pauschale Erledigungsmeldung. Der Mustervermerk benennt die nächsten Handlungen, ohne einen tatsächlichen Abgabestatus zu behaupten. Ergänzen Sie bei der Verwendung die passenden internen Ablageverweise. Übernehmen Sie nur Formulierungen, die zum Bearbeitungsstand Ihrer Akte passen, und streichen Sie bereits erledigte Aufgaben.
Bitte prüfen Sie die zur Unterschrift vorbereitete Formularfassung. Der Zahlungsbeleg liegt getrennt von den internen Zuordnungsnotizen. Prüfen Sie auch den Bearbeitungsstand der Fragebögen. Halten Sie Rückfragen im Arbeitsvermerk fest und geben Sie die zur Einreichung bestimmte Fassung erst nach Ihrer abschließenden Kontrolle frei.
Besprechen Sie offene Zuordnungen der Beratungskosten getrennt von der Freigabe der Abgabeunterlagen. Schreiben Sie jede Rückfrage so auf, dass eine andere Person sie ohne erneute Suche verstehen kann. Benennen Sie die betroffene Unterlage und die gewünschte Klärung, statt nur "Zahlung prüfen" oder "Formular offen" zu notieren.
Die Akte nach der Übergabe weiterführen
Wenn die ANBest-P gelten, müssen Ausgabebelege insbesondere Zahlungsempfänger, Grund und Tag der Zahlung sowie den Zahlungsbeweis enthalten. Bei Gegenständen gehört auch der Verwendungszweck dazu. Richten Sie die internen Zuordnungen dann so ein, dass diese Angaben mit den zugehörigen Unterlagen gemeinsam auffindbar bleiben.
Unter den ANBest-P sind Belege, Vergabeverträge und sonstige mit der Förderung zusammenhängende Unterlagen fünf Jahre nach Vorlage des Verwendungsnachweises aufzubewahren, sofern nicht nach steuerrechtlichen oder anderen Vorschriften eine längere Aufbewahrungsfrist gilt. Wenn Sie Nachweise aufbewahren, halten Sie den Zeitpunkt der Vorlage deshalb zusammen mit der zugehörigen Akte fest.
Legen Sie nach der Übergabe die tatsächlich eingereichte Fassung getrennt von späteren Notizen ab. Halten Sie den Zusammenhang durch einen gemeinsamen Aktenverweis aufrecht. Geben Sie auch für die weitere Pflege der Ablage eine interne Zuständigkeit an. Eine verständliche Abschlussnotiz sollte erkennen lassen, welche Unterlagen zusammengehören und welche Rückfragen noch bestehen.
