Förderprogramme
Teil von Projektplanung Finanzierung: Zeitplan, Budget und Meilensteine
Kosten- und Finanzierungsplan für Förderprojekte mit Positionen und Nachweisen
Kosten- und Finanzierungsplan für Förderprojekte: Positionen für Personal, Material, Investitionen, Gutachten und Gemeinkosten, förderfähige Kosten und Nachweise.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Personal ist die größte Position und wird über Stunden oder Vollzeitäquivalente belegt.
- Jede Position braucht einen Beleg, sonst kürzt die Bewilligungsstelle den Zuschuss.
- Gemeinkosten laufen als Pauschale auf die Personalkosten, üblich sind 7 bis 25 Prozent.
- Geldgeber sind Bund, Länder und EU, jeweils mit eigenen Programmen und Nachweisregeln.
Diese Positionen gehören in den Plan
Ein Förderantrag scheitert selten am Vorhaben, häufiger an der Kostenaufstellung. Der Kosten- und Finanzierungsplan ordnet jeder Ausgabe eine Finanzierungsquelle zu und trennt die Ausgaben nach Art. Die Tabelle nennt die gängigen Positionen und ihre Förderfähigkeit.
Kostenpositionen und Förderfähigkeit
Position
- Personal
- Bruttolohn je Stunde
- Material
- Einzelbelege, Angebote
- Investitionen
- Kaufpreis oder Abschreibung
- Gutachten
- Honorar externer Büros
- Gemeinkosten
- Pauschale auf Personal
- Umsatzsteuer
- 19 Prozent der Rechnung
Üblicher Ansatz
- Personal
- ja, belegte Stunden
- Material
- ja, Projektbezug
- Investitionen
- ja, Nutzungsdauer
- Gutachten
- ja, mit Obergrenze
- Gemeinkosten
- ja, als Prozentsatz
- Umsatzsteuer
- nur ohne Vorsteuerabzug
Förderfähig
- Personal
- Material
- Investitionen
- Gutachten
- Gemeinkosten
- Umsatzsteuer
Positionen im Plan
| Position | Betrag | Zeitraum | Nachweisart |
|---|---|---|---|
| Personal | Stunden mal Stundensatz | Projektlaufzeit | Arbeitszeitnachweise |
| Material | Angebotspreise | Beschaffungszeitraum | Rechnungen und Zahlungsbelege |
| Anlage | Abschreibung oder Kaufpreis | Nutzungsdauer | Kaufvertrag, Lieferdatum |
| Gutachten | Honorarangebot | Beauftragung bis Abnahme | Vertrag, Leistungsbeschreibung, Abnahmeprotokoll |
| Gemeinkosten | 7 bis 25 Prozent der Personalkosten | Projektlaufzeit | Pauschale aus der Richtlinie |
| Summe | Summe aller Positionen |
Jede Position erhält eine eigene Zeile mit Betrag, Zeitraum und Nachweisart. Mischen Sie keine Jahresscheiben, wenn das Projekt über mehrere Kalenderjahre läuft. Planen Sie je Jahr getrennt, weil viele Programme Jahresbudgets führen. Passende Programme finden Sie in der Förderdatenbank des Bundes, die Bundes-, Landes- und EU-Programme bündelt.
Förderfähige und nicht förderfähige Kosten
Förderfähig sind Ausgaben, die zusätzlich durch das Vorhaben entstehen, projektbezogen sind und belegt werden können. Typisch sind Personalkosten, Material, Abschreibungen auf Investitionen und externe Gutachten. Bei Investitionen rechnen viele Programme nur die Abschreibung über die Nutzungsdauer an, nicht den vollen Kaufpreis.
Nicht förderfähig sind in der Regel Umsatzsteuer bei Vorsteuerabzugsberechtigung, Finanzierungskosten, Bußgelder, Anschaffungen vor Antragstellung und Eigenleistungen ohne Stundennachweis. Auch Grunderwerb und Sanierung privater Räume fallen häufig heraus.
Die Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) behandeln Programme unterschiedlich. Vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen führen alle Beträge netto, also ohne die 19 Prozent. Kommunen, Vereine und nicht vorsteuerabzugsberechtigte Antragsteller setzen die Bruttobeträge an. Klären Sie das vor der Kalkulation, weil sich die Fördersumme sonst um bis zu 19 Prozent verschiebt.
So bauen Sie den Finanzierungsplan auf
- Kostenpositionen sammelnalle Ausgaben nach Art und Jahr, mit Belegen hinterlegt.
- Beträge kalkulierenStunden mal Stundensatz, Angebote für Material, Honorarangebote für Gutachten.
- Gemeinkostenpauschale aufschlagenProzentsatz aus der Richtlinie übernehmen.
- Finanzierung gegenüberstellenZuschuss, Eigenmittel, Kredit, Beteiligung.
- Nachweise ordnen: Arbeitszeiterfassung, Rechnungen, Zahlungsbelege, Verwendungsnachweis.
Der Plan wird meist online über das Förderportal des Programms eingereicht. Fristen stehen in der Richtlinie oder im Projektaufruf, oft mit Stichtag. Reichen Sie den Plan mit Angeboten und Nachweisen fristgerecht ein.
Nachweise für jede Position
Zu jedem Betrag gehört ein Beleg. Die Tabelle ordnet die Nachweisarten den Positionen zu.
| Nachweisart | Position |
|---|---|
| Arbeitszeitnachweise | Personal |
| Rechnungen und Zahlungsbelege | Material |
| Kaufvertrag, Lieferdatum, Nutzungsdauer | Investitionen |
| Vertrag, Leistungsbeschreibung, Abnahmeprotokoll | Gutachten |
| Pauschale aus der Richtlinie | Gemeinkosten |
| Verwendungsnachweis | Alle Positionen |
Der Verwendungsnachweis am Projektende verbindet alle Positionen mit den tatsächlichen Ausgaben. Abweichungen über zehn Prozent einzelner Positionen müssen Sie begründen. Die Bewilligungsstelle kann Belege stichprobenartig prüfen und Zuschüsse zurückfordern.
Beispielrechnung für ein Projekt über 18 Monate
Beispiel mit fiktiven Zahlen: Ein Maschinenbauer plant ein Digitalisierungsvorhaben von Januar 2026 bis Juni 2027. Zwei Vollzeitstellen kosten 240.000 Euro, Material 35.000 Euro, eine Anlage 120.000 Euro, ein Gutachten 25.000 Euro. Die Gemeinkostenpauschale beträgt 15 Prozent der Personalkosten, also 36.000 Euro.
Beispielrechnung 18 Monate
| Position | Betrag |
|---|---|
| Personal | 240.000 Euro |
| Material | 35.000 Euro |
| Anlage | 120.000 Euro |
| Gutachten | 25.000 Euro |
| Gemeinkosten | 36.000 Euro |
| Gesamtkosten | 456.000 Euro netto |
Die Gesamtkosten liegen bei 456.000 Euro netto. Ein Zuschuss von 40 Prozent ergibt 182.400 Euro, die Eigenmittel betragen 273.600 Euro. Wer den Zuschuss mit einem zinsgünstigen Kredit kombiniert, senkt die Kapitalkosten, muss aber beide Mittel getrennt nachweisen.
Bund, Länder und EU als Geldgeber
Die Programme unterscheiden sich nach Geldgeber und Nachweisregeln.
Bund: Die KfW-Förderprodukte für Unternehmen reichen von Investitionskrediten bis zu Zuschüssen für Energiemaßnahmen. Die BAFA-Beratungsförderung bezuschusst Beratungen für Existenzgründer und kleine Unternehmen. Stand: 2025.
Länder: Ein Beispiel ist Pro FIT Berlin. Stand: 2025. Jedes Land legt eigene Programme auf, finanziert aus dem Landeshaushalt. Diese Programme sind regional begrenzt und werden über Landesbanken oder Bewilligungsstellen abgewickelt.
EU: Mittel laufen über das EU-Förderportal und unterliegen der EU-Verordnung 2021/1060, die Verwaltung, Nachweise und Prüfpflichten regelt. Wichtige Programme sind Horizon Europe und EFRE. Stand: 2021 bis 2027.
Häufige Fragen
Was gehört in den Kosten- und Finanzierungsplan?
Alle projektbezogenen Ausgaben mit Betrag, Zeitraum und Nachweis, dazu die Gegenfinanzierung aus Zuschuss, Eigenmitteln und Krediten.
Wie hoch ist die Gemeinkostenpauschale?
Üblich sind 7 bis 25 Prozent der Personalkosten. Der genaue Satz steht in der Richtlinie des Programms.
Wo finde ich passende Programme?
In der Förderdatenbank des Bundes für Programme von Bund, Ländern und EU, im EU-Förderportal für europäische Ausschreibungen.
