Antragsvorbereitung
Teil von Antragsvorbereitung Förderung: Unterlagen, Fristen und Formalien
Wie Sie Projektbeschreibungen für Förderanträge aufbauen
Projektbeschreibung Förderantrag: Aufbau, Pflichtangaben und Beispiele für Ausgangslage, Ziele, Arbeitspakete, Kostenplan und Nachweise nach BAFA, KfW und EU.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Die Projektbeschreibung folgt einem festen AufbauAusgangslage, Ziele, Arbeitspakete, Zeitplan, Kosten- und Finanzierungsplan, Nachhaltigkeit und Wirkung.
- Pflichtangaben stammen aus der Richtlinie des jeweiligen Programms, nicht aus einem allgemeinen Muster.
- Die Programmwahl steht am Anfang, die Abstimmung mit der Bewilligungsstelle am Ende.
- Zahlen, Nachweise und Zuständigkeiten gehören in den Text, nicht in eine spätere Erläuterung.
- Konkrete Termine erleichtern später den Verwendungsnachweis.
Von der Programmwahl zur Gliederung
Am Anfang steht die Frage, welches Programm zum Vorhaben passt. Die Recherche läuft über die Förderdatenbank des Bundes, in der Programme von Bund, Ländern und EU mit ihren Kriterien hinterlegt sind. Danach laden Sie Richtlinie und Antragsformular herunter.
Von der Programmwahl zur Gliederung
- Programm prüfen
- Richtlinie und Formular laden
- Gliederung ableiten
- Abschnitte zuweisen
- Entwurf abstimmen
Aus beiden Dokumenten bauen Sie eine Gliederung. Jede geforderte Angabe wird zu einer eigenen Überschrift im Entwurf, auch wenn sie Ihnen nebensächlich erscheint. Die Projektleitung legt fest, wer welchen Abschnitt bis wann liefert.
Diese Schritte laufen vor der Antragstellung, nicht danach. Rechnen Sie für die erste Fassung zwei bis drei Wochen, für die Abstimmung eine weitere Woche.
Die Projektleitung schreibt Ausgangslage, Ziele und Arbeitspakete. Die kaufmännische Leitung liefert den Kosten- und Finanzierungsplan, die Technik die Leistungsdaten.
Prüfen Sie zusätzlich die Formulare der KfW-Förderprodukte für Unternehmen, wenn ein Darlehen oder ein Zuschuss infrage kommt. Halten Sie die Reihenfolge ein: erst Programm prüfen, dann gliedern, dann schreiben.
Kreis- und Länderprogramme haben eigene Formulare, die sich in Aufbau und Umfang unterscheiden. Vergleichen Sie vor dem Schreiben mindestens zwei Programme, damit die Beschreibung nicht nachträglich umgebaut werden muss.
Ausgangslage und Zielsetzung
Die Ausgangslage beschreibt den Zustand vor dem Vorhaben, belegt mit Zahlen aus dem Betrieb. Nennen Sie Umsatz und Beschäftigtenzahl, je nach Vorhaben. Branchenschilderungen ohne Bezug zum eigenen Betrieb gehören nicht in den Text.
Das Ziel formulieren Sie messbar. Statt "mehr Effizienz" schreiben Sie, welche Größe sich bis zu welchem Termin um welchen Wert ändert. Ein Ziel ohne Messgröße und Termin lässt sich im Verwendungsnachweis nicht abprüfen.
Beschreiben Sie außerdem, wer von dem Ergebnis profitiert und wie viele Standorte betroffen sind. Diese Angaben greifen Prüfer später auf.
Arbeitspakete, Zeitplan und Zuständigkeiten
Teilen Sie das Vorhaben in Arbeitspakete mit Start- und Endtermin. Jedes Paket bekommt ein prüfbares Ergebnis, etwa einen Prototyp oder eine abgenommene Anlage. Tragen Sie für jedes Paket eine verantwortliche Person ein.
Der Ablauf in fünf Schritten:
- Programm und Richtlinie prüfen.
- Gliederung aus dem Antragsformular ableiten.
- Arbeitspakete mit Terminen und Zuständigkeiten festlegen.
- Kosten und Finanzierung belegen.
- Entwurf intern abstimmen und einreichen.
Zwischenziele setzen Sie dort, wo eine Entscheidung oder eine Zahlung ansteht. So sieht der Bewilligungsgeber, wann er Prüfungen ansetzen kann.
Planen Sie Puffer ein, wenn Genehmigungen oder Lieferungen von Dritten abhängen. Verschiebt sich ein Paket, muss der Zeitplan im Zwischenbericht angepasst werden.
Kosten- und Finanzierungsplan
Der Kostenplan listet jede Position mit Betrag, Zeitpunkt und Umsatzsteuer. Beispielrechnung: Eine Maschine kostet 120.000 Euro netto, die Lieferung ist für das dritte Quartal geplant, das Angebot liegt vor. Diese Position erscheint mit Datum und Betrag im Antrag.
Dem Kostenplan stellen Sie die Finanzierung gegenüber. Getrennt ausgewiesen werden Eigenmittel, Bankdarlehen und Fördermittel. Die Summen beider Seiten müssen übereinstimmen.
Bei der Umsatzsteuer unterscheiden die Programme zwischen vorsteuerabzugsberechtigten und nicht vorsteuerabzugsberechtigten Antragstellern. Klären Sie das vor der Kalkulation, sonst verschieben sich die Summen.
Nachhaltigkeit, Wirkung und Nachweise
Nachhaltigkeit meint in vielen Richtlinien zwei Dinge: den Beitrag des Vorhabens zu Umwelt- und Klimazielen sowie seine wirtschaftliche Tragfähigkeit nach dem Förderende. Dazu gehören Angaben zur Energieeinsparung und zur Finanzierung der Folgekosten.
Die Wirkung beschreiben Sie mit Kennzahlen, die Sie nach der Umsetzung messen können. Vereinbaren Sie, wer die Kennzahlen nach Abschluss erhebt und wo sie abgelegt werden.
Für EU-Programme stehen die Regeln und die geforderten Anlagen im EU Funding & Tenders Portal der Europäischen Kommission. Für Beratungsvorhaben kleiner Betriebe gelten die eigenen Antragswege der BAFA-Beratungsförderung.
Legen Sie für jede Kostenposition ein Nachweisdokument ab und nummerieren Sie die Anlagen im gleichen Schema wie den Kostenplan.
Häufige Fragen
Wie lang darf eine Projektbeschreibung sein?
Das gibt die Richtlinie vor. Üblich sind fünf bis zwanzig Seiten, oft mit einer Obergrenze für den Anhang.
Welche Unterlagen gehören in den Anhang?
Angebote, Kostenaufstellungen und Nachweise zur Rechtsform, bei Bauvorhaben die Planungsunterlagen. Prüfen Sie die Liste im Formular.
Wer unterschreibt die Projektbeschreibung?
Bei den meisten Programmen die Geschäftsführung, bei Verbundvorhaben zusätzlich die Projektleitung. Die Vollmacht legen Sie bei.
Wann sollte der Entwurf fertig sein?
Vier bis sechs Wochen vor der Frist, damit die Abstimmung und die Zeichnung noch Platz haben. Die Bewilligungsstelle beantwortet Rückfragen vorher, Telefon und Mailkontakt stehen im Programmaufruf.
